Самоорганизация
Первым и самым простым шагом на пути к самоорганизации является планирование своего времени. В начале грядущего дня или вечером дня предыдущего сядь за свой письменный стол, раскрой ежедневник и распиши все необходимые и важные дела вместе с временными рамками, которые на выполнение этих дел потребуются.
Можно преувеличивать время на пару минут, чтобы дать себе фору. Самое главное – строго придерживаться этого распорядка, а иначе самоорганизация не состоится.
Саморазвитие без фокусов
Недавно я писал о самодисциплине – было две довольно подробные и основательные статьи: собственно Самодисциплина и Как развить самодисциплину. Сегодня – небольшое, но, надеюсь, довольно ценное и неочевидное дополнение, которое поможет научиться себя организовывать чуть лучше. Когда организуешь себя для какого-то дела, пытаешься ставить цели и достигать их, тебя в той или иной мере осаждают посторонние желания и мысли, зачастую приходится делать то, что не хочется. Любая работа, даже самая творческая по своей сути так или иначе связана и с рутиной.
Или иначе. Есть желание что-то делать (зарядку, вести дневник, учить иностранный язык – и еще неслабая вереница стандартных примеров), но это желание скоро исчезает, человеку не хватает регулярности. Недельку-другую держится – а потом…
У меня такая ситуация была с личным дневником. Я несколько раз начинал его вести – и это продолжалось несколько недель, а потом забрасывал (не было быстрых результатов и обратной связи от читателей, как в случае с блогом). Наткнувшись же через год-два на старые записи, я получал прямо-таки вагон и маленькую тележку ценной пищи для ума, множество возможностей понять и проанализировать себя.
(Дневник вообще отличный инструмент саморазвития).
Я хотел вести дневник – пусть даже не всегда было что записывать. С мотивацией, прости Господи, было все в порядке (человеческим языком говоря: это было мое настоящее желание). Я мог заставить себя делать записи каждый день – но в таком дневнике, как я понимаю, толку немного.
Решение оказалось очень простым. Причем даже не гениально-простым, а именно простым и логичным, до него было легко дойти, если бы правильно ставить задачу.
Я часто записываю свои рабочие размышления на черновике. Так удобнее думается, начертив схемку или выписав в столбик список вещей, которые в это время занимают сознание, гораздо проще принять решение. Я просто стал делать эти записи в ежедневнике, последовательно заполняя его страницы. В итоге я и получил что хотел – материал для самоанализа в будущем. Это получился не совсем дневник, но в данном случае никакой разницы нет.
Зачем я это рассказал?
Затем, чтобы продемонстрировать на простом примере механизм самоорганизации – точнее, способ, который может помочь организовать себя для выполнения дела, которое по каким-то причинам выполняется со скрипом.
Механизм таков:
1. Понять, что конкретно вам нужно. (В моем случае – субъективные записи, помеченные датами) 2. Повертеть головой влево-вправо и найти дело, которое вы делаете просто так, регулярно. (В моем случае – наброски для принятия решений, рабочие размышления) 3. Совместить то, что нужно, с тем, что и так делается. 4. PROFIT!!!
В качестве дела, которое вы делаете просто так, может также выступать:
— проблема, требующая решения — дело, которое можно делать по-другому — хобби, которое можно слегка модифицировать — хобби друга, которое можно слегка модифицировать;)
Короче. Главный совет этого поста, который может помочь вам стать чуть более организованным по жизни:
Чтобы организовать самого себя для выполнения какого-то дела, постарайтесь найти другое дело, так, чтобы можно было убить двух зайцев
(Хотя мне больше нравится такая формулировка: У вас есть проблема? Натравите ее на другую проблему!)))
Подобные «лайфхаки» часто называют секретами успеха. Я бы назвал сегодняшний совет несколько более честно. Например, так: «принцип эффективного мышления». Как-то длинновато, правда, получилось…
Ну да ладно. Переходим ко второй половине статьи. Все вышенаписанное – тоже важно и полезно в плане организации себя, но ради такого совета я бы не стал огород городить пост писать.
На рассмотренном примере отлично выявляются некоторые другие закономерности, о которых тут уже писалось ранее. Поняв это, я лишний раз осознал, насколько все в жизни взаимосвязано, насколько сходны причины у самых разнообразных проблем и неопрятностей
. От неумения организовать себя – до увлечения поп-психологией и проблемами с уверенностью, мотивацией, самодисциплиной.
Судите сами:
— моя изначальная проблема (неумение организовать себя для ведения дневника) была вызвана нечетким представлением о том, чего я, собственно, хочу. Сознание просто скользнуло в привычную, шаблонную сторону – дневник? Дневник! (а ведь любое развитие может протекать только если разум свободен от шаблонов – или хотя бы усиленно с ними борется)
— можно сказать и по-другому: проблема проистекала из неумения (нежелания?) анализировать удачи и неудачи);
— а можно и так: я пытался делать что-то, чего на самом деле не хотел. Когда заходит речь об организованности и самодисциплине – значит, дело не вяжется с вашими желаниями. Однако я продолжал попытки вместо того, чтобы остановиться и подумать.
Продолжать рыться в нюансах причин и следствий можно долго. Сами по себе они неважны. Важно другое.
Какую бы проблему в жизни или препятствие на пути саморазвития и успеха мы ни рассматривали, практически всегда можно проследить,
что ее корни в недостаточно эффективном способе мышления, малой степени осознанности своей жизни и слабом влиянии разума на жизнь
.
И наоборот: очень многие проблемы попросту снимаются, если только человек умеет действовать осознано и рационально (по-настоящему рационально!), как и пристало Человеку Разумному.
Поэтому я не устаю повторять, что путь саморазвития начинается с подлинного осознания личностью себя.
Успехов!
Подъем
Любителям поспать особенно тяжело заняться самоорганизацией. Порой они могут смотреть телевизор до глубокой ночи, а потом с утра пораньше благополучно игнорировать будильник и спать дальше, из чего следуют многочисленные опоздания.
Так вот, следующий раз, включая телевизор, установи автоматическое выключение, которое напомнит тебе о завтрашнем дне, когда надо будет вставать рано. Ставь два будильника, если одному не под силу поднять тебя с постели. Только второй положите подальше от спального места, чтобы пришлось встать и выключить его пронзительные вопли.
Инвестиционный портал
И впоследствии работа станет более приятной, и не будет казаться такой тяжелой.
5. Сконцентрируйтесь на задаче
Во время выполнения заданий мы можем отвлекаться на множество дел — посиделки в социальных сетях, рекламу на ТВ, разговор с коллегами или друзьями, телефонные звонки. Это все пожирает время и растягивает выполнения задач. Концентрируйтесь на деле, которое делаете от начала до конца и обязательно определите дедлайн. Так вы быстрее выполните одну задачу, сможете несколько минут отдохнуть и успеете сделать еще много других дел.
Составьте черный список мелочей, которые вас отвлекают от основного дела, и всегда просматривайте его.
6. Всегда мотивируйте себя
Выполнение дел всегда имеет какой-то результат. Пусть этот результат будет вознаграждением и мотивацией перед началом выполнения задания. Самомотивация не только поднимает настроение и вдохновляет, но и увеличивает эффективность и качество труда.
7. Научитесь говорить другим людям слово «нет»
Научитесь говорить людям, которые используют вас и ваше время «нет». Это волшебное слово освободит не один час в рабочем дне. Ведь некоторые люди ищут на кого можно бросить свою работу, поэтому будьте исполнителями чужой и ненужной вам работы.
8. Удобно обустройте рабочее место
Правильный и мягкий свет, удобное кресло, чистый рабочий стол — все это имеет большое значение не только для удобства в работе, но и для ее эффективности. Ведь работать, когда вокруг беспорядок и неудобства невозможно.
Также психологи советуют соблюдать правило «закрытых дверей». То есть, работать в отдельной комнате, в которой вас никто не будет беспокоить. А еще лучше работать в офисе, где отвлекающих моментов будет намного меньше, чем дома.
9. Забудьте о работе после ее выполнения
Научите свой мозг переключаться с работы на отдых. Не думайте о незавершенных или завтрашних делах вне работы. Ваш мозг не может быть в постоянном напряжении, а организм в постоянном стрессе — это снижает эффективность работы в течение всей недели. Переключайтесь на домашние дела, когда возвращаетесь с рабочего места, дайте вашей голове освободиться от ненужных мыслей. Заканчивайте рабочий день с друзьями, любимыми или семьей, набирайтесь положительных эмоций на следующий день, и тогда ваша эффективность повысится до 20%.
10. Работайте не более 8 часов в день и не забывайте об отдыхе
Всей работе не переделаешь, а всех денег не заработаешь. Поэтому старайтесь работать не более 8 часов в день, если вы не хотите «сгореть». Организм каждого человека требует сочетания работы и отдыха. Не забывайте во время работы делать перерывы, а после каждого выполненного задания порадуйте себя чашечкой ароматного кофе или чая, или просто выйдите на улицу и подышите свежим воздухом.
Как правильно составлять список дел
Составление списка дел на день – на первый взгляд простая задача. На самом деле, здесь есть свои нюансы:
- Начинать писать список нужно с вечера, чтобы ничего не забыть в утренней спешке.
- На один день стоит отводить не более 7 приоритетных задач. Выполнить больше вряд ли удастся, это лишняя причина для беспокойства.
- Задачи должны быть расписаны максимально подробно и понятно. Не просто «зайти в магазин за продуктами», а «купить хлеб, зелень, молочную продукцию».
- Желательно рядом с каждым пунктом пометить, сколько примерно времени это займет.
Составленный список всегда должен быть под рукой и перед глазами. Так будет легче контролировать себя. Выполненные пункты можно сразу же вычеркивать.
Составление списка дел
Можно написать список на 2-3 дня и даже на неделю вперед. Это будут черновые варианты, в них что-то будет добавляться, а что-то вычеркиваться, но в уме составится примерная «канва» из будущих задач и появится больше ясности. Будет легче ответить на вопрос, «освобожусь ли я к выходным».
Основные методики планирования времени
Есть несколько принципов и методик, которые давно доказали свою эффективность.
- Метод хронометража. Чтобы понять, куда уходит время, нужно несколько дней понаблюдать за самим собой. Потребуется записывать, сколько часов и минут на какое дело уходит. Здесь нужна честность. Если из 8 часов рабочего времени 3 ушло на просмотр сериалов, придется так и записать. Последующий анализ этих записей позволит выявить «черные дыры».
- Метод АВС-планирования. Все текущие дела нужно разделить на категории. Категория А – срочные задачи, не терпящие отлагательств. Категория В – задачи не срочные, но важные. Категория С – то, что нужно сделать когда-нибудь. Нужно расставить приоритеты и в соответствии с этим действовать.
- Правило Парето. Интересный принцип, утверждающий, что лишь 20% всех приложенных усилий дают 80% результата. Это не значит, что нужно выполнять лишь пятую часть задуманного. Идея состоит в том, чтобы вычислить те задачи, выполнение которых дает больше плодов, и именно их делать в первую очередь.
Планирование времени
На освоение систем тайм-менеджмента тоже уходит некоторое время. Но это хорошая идея: потратить несколько минут, чтобы затем сэкономить гораздо больше.
Ешьте лягушек на завтрак.
В основе этого знаменитого в тайм менеджменте выражения лежит не книга Брайана Трейси «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать», как считают многие, а фраза известного писателя постарше:
Если утром съесть лягушку, то оставшийся день будет просто отличным, ведь все самое худшее, что могло произойти сегодня, уже произошло.
Марк Твен.
Если не верите опыту многих успешных бизнесменов и предпринимателей, то однозначно стоит проверить самостоятельно.
Планируйте на утро один самый важный рабочий вопрос (задачу), а остальные выбирайте попроще.
Отводите время для глубокой проработки задач.
В английском языке есть такое понятие как «Deep Work», которое означает глубокое погружение в работу. Термин предполагает максимальную концентрацию на поставленной задаче и ограждение себя на это время от всевозможных источников раздражения. Вы наверняка и сами не раз сталкивались с ситуацией, когда нужно серьезно и вдумчиво в чем-то разобраться, но мешают какие-то мелочи, которые отвлекают.
Определение понятия Deep Work впервые появилось в книге «В работу с головой. Паттерны успеха от IT-специалиста» (автор Кэл Ньюпорт). Описанный вид работы предполагает серьезное сосредоточение, требует полной сконцентрированности и погружения в поставленную задачу.
Только таким образом получится решать действительно сложные вопросы на высоком уровне, что-то делать, а не планировать. Главное условие — отсутствие отвлекающих факторов.
Понятно, что не все имеют возможность отстраниться от всех дел и на несколько дней или недель спрятаться от всех в изолированном помещении, чтобы хорошенько подумать. Да это и не обязательно, автор предлагает составить свой график «глубокой работы», исходя из ваших собственных возможностей. Определите для себя временной интервал, в который вы можете отгородиться от всего окружения. При этом стоит выбирать время, когда вы ощущаете наибольший прилив сил и повышенную внимательность, обычно эти часы приходятся на утро.
Тщательно подготовьтесь и отключите все мешающие факторы:
- сотовый телефон,
- телевизор,
- радио,
- уведомления на компьютере,
- прочие устройства, которые могут мешать.
Делегируйте рутину.
Полезно определить самые частые проблемы, которые приходится решать ежедневно. Те, которые давно стали привычными, но на них постоянно приходится тратить какое-то время (даже 5 минут в день превращается в 30 часов за год). Доверьте их выполнение другим людям, например, фрилансерам. Или автоматизируйте, если это возможно. Зачем заниматься тем, что можно перепоручить кому-то?
Подробнее в нашей статье: Как правильно делегировать.
Расставляйте приоритеты.
Есть не сложный, но очень практичный и действенный способ разделить задачи по критериям важности и срочности. Его изобретатель — президент США, Дуайт Эйзенхауэр. Схема, которую он придумал, названа в его честь и состоит из 4 разделов. Строки по горизонтали характеризуют то, насколько срочно следует выполнить задачи. По вертикали делятся на то, что важно и не очень.
Матрица Эйзенхауэра.
Попробуйте воспользоваться матрицей приоритетов и создать свой приоритетный набор. Вы будете поражены тем, сколько времени у вас уходит на срочные, но не важные задачи. Стоит только вспомнить мобильный телефон, который является серьезным источником дополнительных отвлечений: уведомления о сообщениях в соцсетях, sms, звонки, проверка почты. Большой перечень, согласитесь.
Постарайтесь уделять больше личного времени действительно нужным задачам: важные и срочные выполняйте в первую очередь. Результаты не должны заставить себя ждать.
