Кто придумал матрицу и почему она так называется
Свое название матрица получила в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал:
— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.
Обычно утверждают, что сам Эйзенхауэр и придумал матрицу, но мы не нашли этому никаких серьезных подтверждений. Одно из самых ранних описаний этой техники встречается у немецкого специалиста по тайм-менеджменту Лотара Зайверта в книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (1984 год), которая у нас издавалась как «Ваше время в ваших руках».
Широкую популярность матрица получила после того, как о ней рассказал американский бизнес-тренер Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989 год). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови.
Не срочные и не важные дела
Не имеют никакой важности для будущего. Это дела, которые отвлекают от основной работы. Они, как правило, очень приятны, но совершенно бесполезны. Сам Эйзенхауэр называл их «пожирателями времени» и считал губительными для эффективного рабочего процесса.
Примеры: личные телефонные звонки и письма, соцсети, компьютерные игры, бесконечные перекусы и перерывы на чай.
Эти дела можно смело вычеркнуть из списка, и заниматься ими лишь тогда, когда у вас действительно есть свободное время.
Как заполнять матрицу
Чтобы понять, в какой квадрат матрицы Эйзенхауэра поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность. Давайте посмотрим, из чего складываются эти понятия.
Важность
Важная задача — эта задача, которая направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам и т. д.).
Представим, что у некого человека есть главная цель — сделать успешную карьеру в компании, в которой он работает. Кроме карьеры для него также очень важны семья и здоровье (ценности). Вот как будет оцениваться важность задач в его случае:
Иногда советуют определять важность задач с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Проблема в том, что необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.
Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно, иначе кухня быстро превратится в помойку. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является для нас главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в нашей жизни.
Срочность
Срочная задача — эта задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:
- Она потеряет актуальность;
- Или у нас возникнут проблемы и неприятности;
- Или мы упустим благоприятную возможность.
Вот как будет оцениваться срочность задач исходя из перечисленных выше критериев:
Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — это не срочная задача, если до экзамена еще четыре месяца, и срочная, если экзамен уже на этой неделе.
Алгоритм сортировки задач
Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить список этих задач. Это может быть список дел на день, список на неделю или даже список всех текущих дел вообще. Например:
Если вы только начинаете работать с матрицей, рекомендуем задавать к каждой задаче следующие вопросы:
- Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
- Можно ли эту задачу отложить?
Ответив на оба вопроса, поместите свою задачу в соответствующий квадрат. Вот как можно изобразить этот алгоритм в виде схемы:
Для примера давайте попробуем «обработать» приведенный выше список:
Все сомнения лучше толковать в сторону повышения приоритетности. Например, если мы не можем с ходу понять, насколько срочная перед нами задача, ее безопаснее пометить как срочную.
Когда научитесь быстро определять важность и срочность задач, можете перейти к более «традиционному» способу сортировки:
В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.
Неважные, но срочные дела
Это те дела, которые реально не приближают вас к основным целям, ничего толкового для души, тела и кошелька не дают, но при этом могут маскироваться под важные и необходимые. Часто они лишь отвлекают вас от того, что вам реально необходимо, съедая ваше время впустую.
Например, это может быть звонок вашего знакомого с разговором о не интересующих вас вещах, который надолго затягивается и вовлекает вас. Или неожиданное поручение начальника, не относящееся к вашим прямым задачам.
Чтобы промониторить дело на важность, спросите себя «Что страшного будет, если я этого не выполню?»
Квадраты матрицы
Каждый квадрат матрицы Эйзенхауэра играет особую роль в нашей жизни. Рассмотрим их чуть более подробно.
Квадрат A (важно — срочно)
Другие названия: Авральный квадрат, Квадрат кризисов, Квадрат результата (у Б. Трейси).
В этот квадрат попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП и авралы, проблемы со здоровьем и семейные проблемы, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и многое другое. Также в этот квадрат часто помещают «горящие» дела из квадратов B и C.
Несвоевременное выполнение подобных задач может негативно повлиять на достижение наших целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды.
Это самый приоритетный и в то же время самый проблемный квадрат в матрице Эйзенхауэра. Судите сами:
- Срочные дела часто навязываются нам извне и не совпадают с нашими устремлениями. Выполняя такие дела, мы просто подчиняемся диктату срочности, а не сами управляем своей жизнью.
- Многие задачи из квадрата A не помогают нам двигаться вперед: зачастую они лишь сводятся к «тушению пожаров» для сохранения текущего статус-кво.
- Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к «выгоранию».
Если в расписании преобладают задачи из квадрата A — это тревожный симптом. Он указывает на серьезные просчеты в планировании: неправильную расстановку приоритетов, неумение рационально распределять свои силы, неумение делегировать и т. д.
Что делать с этими задачами
Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать и долго откладывать, это может обернуться еще большими неприятностями. Например, если вместо посещения стоматолога упрямо глушить зубную боль обезболивающими, это закончится флюсом или потерей зуба. А если вовремя не извиниться перед клиентом за ошибку, это может ударить по репутации компании.
Срочные и важные дела можно и делегировать, но это следует делать с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности исполнителя и обязательно контролируйте его работу.
В идеале в этот квадрат должны попадать только непредвиденные дела (форс-мажоры и благоприятные возможности).
Квадрат B (важно — не срочно)
Другие названия: Стратегический квадрат, Квадрат благополучия, Квадрат потенциала.
Сюда попадают задачи, которые направлены непосредственно на достижение наших целей. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей и т. д.
Это самый главный квадрат в матрице: именно благодаря ему мы меняем свою жизнь к лучшему. Ведь достигать целей нам обычно помогают не срочные дела, а те дела, которые мы выполняем планомерно, настойчиво и обдуманно.
Что делать с этими задачами
Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Например, если мы хотим выучить иностранный язык, нам нужно выделить хотя бы один час на ежедневные занятия и встроить этот час в свое расписание. При планировании таких задач можно использовать различные методики тайм-менеджмента: технику SMART, декомпозицию, группировку и т. д.
Хотя дела из квадрата B и не являются срочными, их нельзя совсем игнорировать. Во-первых, без их выполнения редко удается повысить качество своей жизни. Например, мы вряд ли можем рассчитывать на успешную карьеру, если не уделяем внимания профессиональному росту.
Во-вторых, дела из квадрата A — это зачастую вовремя не выполненные дела из квадрата B. Например, владелец интернет-магазина долго откладывает исправление ошибок на сайте. Во время новогодней акции сайт не справляется с нагрузкой и «падает». Теперь владельцу придется срочно искать программистов и исправлять эти ошибки в авральном режиме.
Квадрат C (не важно — срочно)
Другие названия: Квадрат иллюзий, Квадрат суеты, Квадрат помех.
В квадрат C попадают задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши главные цели.
Основная проблема этого квадрата заключается в том, что его легко перепутать с квадратом A. Из-за особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает нашу жизнь.
Да, задачи из квадрата C обычно тоже необходимо выполнять: для душевного комфорта, для поддержания качества жизни, для сохранения социальных связей и т. д.
Однако важно понимать, что время, потраченное на эти задачи, — это время, отнятое у наших целей. Например, мы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Мы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на каком-то ненужном совещании. Иными словами, задачи из квадрата C — это просто помехи, которые отвлекают нас от действительно важных вещей.
Что делать с этими задачами
Время, потраченное на дела из квадрата C, следует сводить к минимуму. Это можно сделать разными способами:
- Делегировать эти задачи (передать их своим подчиненным или соответствующим специалистам).
- Автоматизировать их. Например, для своевременной оплаты интернета или коммунальных услуг удобно настроить автоплатеж.
- Оптимизировать (см. Как ускорить свою работу).
- Научиться говорить «нет» тем, кто попусту отнимает у нас время.
Разумеется, полностью избавиться от дел из квадрата C вряд ли получится. Поэтому следует постоянно напоминать себе о низкой важности этих задач и стараться не тратить на них слишком много времени.
Суть квадрантов матрицы
Разобравшись с основной структурой метода расстановки приоритетов, мы можем подробно разобрать каждое окно матрицы Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является полезной для определения значимости своих планов в конкретный момент времени.
Квадрант А
К нему относятся важные неотложные задачи, которые нельзя отложить на потом, поскольку это может привести к негативным последствиям. Для успешного планирования нужно начинать именно с сектора А. Примером таких дел может быть сложная неожиданная операция, внеплановое совещание. Данный сектор является очень важным для жизни человека, но если правильно научиться планировать свое время, то в идеале этот квадрат должен быть абсолютно пустым, без каких-либо планов. При своевременном выполнении главных планов значимые задачи не станут неотложными, их выполнение в конкретно отведенный срок не делает их срочными.
Планы сектора А могут появиться по двум причинам:
- Внутренние причины: зависят непосредственно от человека (недостаточная мотивация на выполнение, лень, отсутствие желания или профессионализма);
- Внешние причины: не зависят от самого субъекта (резкое ухудшение самочувствия, форс-мажор).
Чтобы эти причины не мешали осуществлять деятельность, не нужно откладывать ценные необязательные дела (это уже сектор В) на последний день, поскольку некоторые условия могут повлиять на их неисполнение и тогда у вас накопятся ценные задачи.
Квадрант В
Важное несрочное. Планы этого сектора нужно регулярно выполнять, не откладывая на потом, поскольку своевременное их осуществление является показателем вашей продуктивности, успеха в деятельности. Дела этого квадранта не требуют выполнения здесь и сейчас, но их ценность свидетельствует о возникновении негативных последствий в случае игнорирования человеком. Чем значимее для вас поставленная задача, тем негативнее будут последствия от ее невыполнения. Именно поэтому следует отдавать предпочтение сначала важным делам, потом – срочным. Для идеального удовлетворения самим собой человек должен выполнять значимые неотложные и значимые несрочные дела полностью. К задачам данного сектора можно отнести, например, незамедлительное обращение к врачу, овладение навыками успешного выполнения деятельности на новом рабочем месте, чтобы получить очередное повышение.
Лучше в первую очередь сделать важные задачи, от которых зависит ваша жизнь, чем неважные дела. © Д. Д. Эйзенхауэр
Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов показывает: если правильно и вовремя сортировать свои планы, то в любой сфере жизнедеятельности человека будут отсутствовать авралы, которые истощают организм человека физически и психологически. Сектор В не перейдет в сектор А, если мы правильно спланируем свои задачи на первое время.
Квадрант С
Неважно, срочно. Неотложность планов не всегда определяет их значимость. Эйзенхауэр говорил, если неотложные задачи мешают исполнению ценных, то их лучше отложить. Чтобы разобраться в важности своих планов, задайте себе простой вопрос: «Что произойдет, если не исполнить эту задачу?» Если вы поймете, что негативных последствий нет или они минимальны, значит, дело не является важным в данный момент. Ищите более значимые задачи, которые действительно грозят отрицательными последствиями для вас.
К данным видам деятельности можно отнести, например, участие в социальном опросе, звонок другу просто поболтать. У планов «сектора С» есть существенный минус: они мешают человеку эффективно работать и выполнять значимые дела, поскольку постоянно отвлекают, заставляют переживать. Любое отвлечение грозит негативными последствиями, поэтому при возникновении каких-либо помех при выполнении значимых задач старайтесь либо устранить их перед выполнением. Если осуществлять только срочные дела, может накопиться огромное количество важных дел в один момент и тогда тяжело направить себя в нужное русло, сконцентрироваться для их осуществления.
Квадрант D
Не срочное не важное. Данный сектор объединяет самые ненужные несрочные дела, их выполнение не приносит пользы в данный момент. Если человек на них сконцентрируется, то значимые дела накопятся очень быстро и приведут к негативным последствиям. Сюда можно отнести, к примеру, зависание в социальных сетях, различные компьютерные игры, которые просто убивают время человека без какой-либо пользы.
Но не все несрочные неважные задачи так бесполезны. Если вы давно хотели аккуратно разложить книги в своей библиотеке, или убраться в шкафу с одеждой, то выполнение этих дел принесет пользу и удовольствие от результата, но не стоит стремиться к их исполнению при наличии важных дел. Таблица Эйзенхауэра как способ эффективного планирования является полезным методом выявления значимых ценных дел, помогает выполнить их за довольно коротки срок. Она рассчитана на выполнение однодневных задач или тех, которые нужно выполнить в ближайшее время.
Где создать матрицу Эйзенхауэра
Перечислим самые популярные варианты.
Бумага. Чертим на любом листе бумаги табличку (можно просто разделить лист на четыре части) и записываем в нее задачи. Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел: ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере их выполнения.
Канбан. Канабан-доска — это заранее размеченная поверхность (фанера, картонка, лист ватмана), на которую прикрепляют стикеры с задачами. Этот инструмент помогает сделать матрицу Эйзенхауэра максимально наглядной: задачи удобно рассматривать, анализировать, сортировать и т. д. К самой матрице можно добавить еще два поля: «Новые задачи» (еще не сортированные) и «Завершенные задачи».
Органайзер. Способ реализации матрицы в органайзере будет зависеть от возможностей вашей программы. Вот несколько вариантов:
- Самый простой: создать отдельные категории задач для каждого квадрата.
- Использовать метки (теги, ярлыки) «важно» и «срочно». Фильтруя задачи с помощью этих меток, можно быстро найти дела из нужного квадрата. Такой способ актуален, например, для сервиса Todoist.
- Использовать значки приоритета (флажки, звездочки и т. п.). Наивысший приоритет можно установить для задач из квадрата A, средний — для задач из квадрата B и так далее.
eisenhower.me. Популярный на Западе онлайн-сервис для работы с матрицей Эйзенхауэра (русского интерфейса, увы, нет). При желании готовую матрицу можно распечатать, а сами задачи выполнять с помощью техники Pomodoro.
Приложения для смартфона. Есть несколько неплохих приложений для работы с матрицей Эйзенхауэра прямо на смартфоне. Самыми популярными на сегодняшний день являются следующие программы:
- Android: MyEffectiveness, Ike, Tasks, 4Do
- iPhone: Focus Matrix, Improve My Life, Taskman
Как пользоваться матрицей (основные стратегии)
Сразу отметим, что единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты матрицы имеют скорее рекомендательный характер: они просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.
Вот несколько распространенных стратегий работы с матрицей Эйзенхауэра:
Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Мы начинаем с самых важных и срочных дел (квадрат, А), затем переходим к срочным, но не важным делам (квадрат С), а уже потом — к остальным задачам.
Стратегия подходит для тех случаев, когда мы «тонем» в делах и не знаем, за что хвататься. Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали. Иногда на эти задачи у нас и вовсе не остается ни времени, ни сил.
Стратегия «Сначала плати себе». Суть ее в том, чтобы жестко планировать время на важные задачи из квадрата B (лучше всего для этого подходят утренние часы и первая половина дня). Остальные задачи выполняют в окнах между этими «несдвигаемыми часами».
При таком подходе мы в первую очередь думаем о достижении своих целей, а уже потом — обо всем остальном.
Стратегия «Гибкий подход». Мы смотрим в матрицу и выбираем задачу, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор задачи будет зависеть от ее приоритета и от текущего контекста.
Эта стратегия подходит для любых ситуаций. Ее недостаток в том, что человеку постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения. Некоторые из этих решений могут быть продиктованы эмоциями, прокрастинацией или спонтанными желаниями.
Важные, но не срочные
Это ваш потенциал. Дела, имеющие большое влияние на будущее, но не требующие аврального решения. Эйзенхауэр был уверен, что именно эта категория должна быть самой важной из четырех. Отнесение определенной задачи к данному пункту и планомерное ее выполнение обеспечит достаточное количество времени для вдумчивого и качественного исполнения.
Возможность выделить из списка дел те, которые должны находиться в этой категории, – одна из самых главных задач, которую выполняет матрица Эйзенхауэра. Пример таких дел – оценка полученных результатов, разработка новых проектов, определение перспектив развития, налаживание отношений.
Очень часто люди откладывают именно подобные дела, но делать этого никак нельзя, так как именно они – залог жизненного успеха. Для того чтобы избежать искушения, очень полезно назначать сроки их исполнения.
Несколько приемов
1. В самом начале можно держать под рукой список своих главных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет быстрее и точнее оценивать задачи.
2. Если в вашей жизни есть четкая грань между работой и личной жизнью (например, вы работаете строго с 8–00 до 17–00), заведите две отдельных матрицы. Если же эта грань не столь очевидна (например, вы владелец малого бизнеса или фрилансер), то все дела удобнее держать в одном месте.
3. Используйте цветные обозначения, чтобы быстро находить в своем списке задачи из нужного квадрата. Зачастую достаточно «раскрашивать» только задачи из квадрата A.
4. Если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые вам приходится выполнять регулярно (ежемесячные платежи, еженедельные тренировки и т. д.). В этом случае вам не придется каждый раз заново распределять эти задачи между квадратами.
5. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» и т. д. Задачи из квадрата D можно не маркировать.
6. Если хотите еще точнее оценивать важность и срочность своих дел, добавьте в матрицу дополнительные ячейки. Например:
Важные и срочные дела: расставляем приоритеты
08 апр 2011 Представьте себе, что Вы живете на планете, где сутки составляют 42 часа, а не 24, как на Земле, на сон для восстановления работоспособности вам требуется всего 2 часа, а не 6–8, как большинству людей. В результате в Вашем распоряжении остается целых 40 часов времени! Звучит очень заманчиво. Многие не отказались бы и от одного или двух дополнительных часиков, полагая, что добавочное время облегчило бы им жизнь и уменьшило тяжелое напряжение. Однако так ли это? Смогут ли сорокачасовые сутки решить все проблемы?
Несделанные телефонные звонки; череда невыполненных домашних дел; непрочитанные книги; оставшиеся незавершенными статьи; ожидающие своей очереди отчеты; письма, не получившие ответа; друзья и родители, которых не навестили — этот грустный и длинный список неоконченных дел не имеет конца. Мысли о незавершенных делах начинают преследовать нас, как только мы останавливаемся, чтобы подвести итог. Если в сутках будет 40 часов, то неоконченных дел не станет? Вряд ли…
Можно работать день и ночь, но не выполнить главного. Самое досадное, большое и неотвратимое, что мешает нам, — это громада так называемых срочных дел
— рабство, сковывающее и разрушающее все наши усилия. Чувство сомнения, тревоги, опасения и неудовлетворенности возникает не из-за тяжести и объема работы, а от обременения множеством начатых, но незавершенных дел, от обилия того, что хотелось сделать, но не сделали.
Осмысляя свою жизнь, вдумываясь в происходящее, легко можно прийти к выводу, что причина кроется не только в недостатке времени. Истоки проблемы лежат гораздо глубже и касаются определения приоритетов. Первоочередным в управлении временем является умение ставить цели и расставлять приоритеты. Последнее помогает выявлять самые важные задачи и избавляться от рабства срочных дел.
Перепутанные приоритеты
Ни один человек не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенное явление — это стремление сделать безотлагательно слишком много дел. Однако, подводя итоги, мы бываем обескуражены тем, что занимались не жизненно важными и первоочередными вещами, а второстепенными и третьестепенными, совсем не обязательными и мелкими. Чтобы увеличить количество рабочих часов, некоторые работают ночью. Однако мы забываем о том, что состояние стресса возникает не оттого, что мы сделали, а оттого, что мы не успели сделать.
Проблема определения и разграничения дел по степени важности и срочности весьма актуальна. На самом деле, важная задача лишь в редких случаях требует незамедлительного исполнения. Прочитать книгу по своей специальности, поговорить с сыном о его взглядах на дружбу, разработать новую технологию, помочь родителям с ремонтом, написать давно задуманную статью — все это, казалось бы, может подождать. И напротив, так называемые срочные дела
требуют исполнения либо немедленно, либо в течение тридцати минут, либо до конца рабочего дня, либо сегодня, в крайнем случае — завтра.
Настойчивые телефонные звонки, постоянные просьбы, заваленный бумагами стол, стук в дверь ежечасно держат нас в напряжении, настаивая на исполнении. Получается, что именно срочные дела являются неизбежными и важными, масштабными и безотлагательными, поглощающими всю нашу энергию. Однако их первоочередность обманчива. Наши приоритеты неправильно расставлены, и мы превращаемся в рабов срочных дел. Нас неизбежно преследует чувство потери и угнетает сознание того, что мы не успели закончить важную работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей и отчетов — это четко обозначить их приоритетность.
Как избежать рабства
Научившись правильно расставлять приоритеты, Вы сможете сконцентрировать свое внимание на основных делах. Существует множество правил, методик и принципов, которые могут помочь овладеть секретами различения важного и срочного. Рассмотрим некоторые из них.
■ Всегда держите в поле зрения основную цель.
Ориентируйтесь на то, какие издел действительно ведут к достижению цели, а какие нет. Ваша цель должна согласовываться с Вашим внутренним состоянием покоя, соответствовать Вашим моральнымустановкам и уровню духовности. В этом случае Вы сможете расставить приоритеты логично, безболезненно и без суеты. Главныецели в Вашей жизни будут проецироватьсяна цели, которые Вы ставите на пять лет, нагод, на месяц, на неделю и на день. Некоторые не согласятся с тем, что цель необходимоопределять на каждый день. Однако именноВаши высшие духовные ценности позволятВам делать это естественно, обретая чувствоуравновешенности, для того чтобы выполнять действительно важные дела.
Помните, что Ваша основная цель — это Ваша личная
цель. Цели и приоритеты Ваших близких, Вашей компании и руководства могут отличаться, а иногда даже идти в разрез с Вашими. В этой связи с окружением необходимо строить отношения «обмена» (осуществление помощи друг другу в достижении целей, согласование интересов, использование времени и других ресурсов). Старайтесь в лучшем смысле этого слова быть полезными друг другу, однако личные цели всегда должны быть приоритетными.
■ Запишите все основные дела на год месяц, неделю, день) и оцените степень важности каждого из них
по пятибалльнойшкале (5 — жизненно важно, 4 — очень важно, 3 — скорее важно, чем нет, 2 — сомневаюсь в важности, 1 — не важно). Оцените степень срочности каждого из записанных делпо четырехбалльной шкале (4 — неотложно,3 — очень срочно, 2 — достаточно срочно, номожет подождать, 1 — совсем не срочно). Умножьте первую цифру на вторую и сначала выполняйтете задачи, где результат умножения больше16 (важные и срочные), а затем те, где результат 12 и больше. Такое упорядочивание поможет выделить время для действительно важных, полезных и ведущих к цели дел.
■ Рассмотрите все дела, разделив их на четыре категории.
Важные и срочные дела
— особая категория дел (жизненно важные, глобальные). Их выполнение не терпит откладывания ни при каких условиях, а невыполнение может разрушить все планы и пагубно сказаться на достижениицелей. Приступать к выполнению таких дел следует в первую очередь, однако не следует забывать о контроле их объема, иначе ни начто другое времени не останется. Если Вы добьетесь того, что важные дела не будут превращаться в срочные (т. е. будетевсегда вовремя выполнять важные дела), то можно сказать, что Вы обладаете высшим мастерством управления временем.
Важные, но несрочные дела
— основная работа, налаживание новых бизнес-связей, совершенствование личностных и профессиональных качеств. Если вовремя не уделять подобным делам внимание, то в будущем Вам грозит неуспех. Инвестируя время в свое развитие, Вы сможете найти удачные, креативные решения и идеи и воплотить их в жизнь (например, чтение и обучение, участие в различных профессиональных форумах и конференциях, посещение мастер-классов).
Дела срочные, но неважные
— масса «бумажной» работы, телефонные звонки, электронная переписка, бесконечные просьбы коллег, просмотр новостей и периодики. Именно дела из данной категории мы часто считаем важными и, как результат, расходуем на них больше времени, чем необходимо. Подобная ошибочная оценка грозит невыполнением важных дел.
Дела неважные и несрочные
— чтение анекдотов, бесцельный просмотр всех подряд телепередач, пустые часовые размышления типа: «Если бы…» Безусловно, подобные занятия могут быть элементами отдыха, однако старайтесь сводить к минимуму время, затрачиваемое на такие непродуктивные дела.
■ Возьмите на вооружение матрицу определения приоритетов по степени важности и срочности (АВС-анализ)
. Данный принципсозвучен с четырьмя вышеописанными категориями, только, согласно ему, все задачи, учитывая их важность и срочность, можно разделить на три уровня:
— А-задачи — очень важные и срочные — требуют немедленного исполнения (перспективные проекты, новые выгодные контакты);
— В-задачи — важные, но несрочные — требуют определения сроков их исполнения (текущие дела, планирование, деловые встречи);
— С-задачи — не очень важные, но срочные — необходимо делегирование подчиненным (рутинные обязанности, отчеты).
Самая большая опасность заключается в возможности увлечься срочностью С-задач, отложив выполнение В- и даже А-задач. Неважные и несрочные дела, согласно описываемой матрице, вообще не включаются в сферу задач руководителя, несмотря на то, что это сопряжено с определенным риском.
■ Учитывайте то, что кроме выполнения задач необходимо находить время и на людей.
Здесь также требуется умение определять приоритеты, отделяя важное и срочное. Некоторые встречи, возможно, вообще не стоят нашего внимания, а другим можноуделить несколько минут. Однако для бесед сважными людьми выделяйте целые часы, нообязательно определите, насколько эти людидля Вас важны (не путайте с нужны), насколько они Вам близки и дороги. Один из самых ценных даров, данных нам Богом, — этороскошь человеческого общения. Не теряйтеего из-за излишней поспешности, но и нетратьте праздно время на случайных, «второстепенных» людей.
■ Учитывайте принцип американского экономиста и ученого Вильфредо Парето,
согласно которому в среднем 20% затраченных ресурсов обеспечивают 80% результата, а оставшиеся 80% ресурсов затрачиваются на 20% результата. Знание данного принципа позволяет при рассмотрении списка дел выделить те 20%, которые дают максимальный результат и, как следствие, требуют особого внимания. Таким образом, приоритетными в Ваших долгосрочных и краткосрочных планах должны быть только 20% всех поставленных задач и именно на их выполнение необходимо тратить основное время.
■ Используйте метод Альпы, который позволит правильно распределить время, необходимое для решения ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач.
Данныйметод подразумевает выполнение следующихпяти шагов:
— запишите все предстоящие дела, поставив сроки исполнения;
— определите примерное количество времени, которое требуется на выполнение каждого задания;
— учтите буферное время (отдых, прием пищи, исправление ошибок);
— расставьте приоритеты, пронумеровав дела по степени их важности;
— по окончании срока (дня, недели, месяца) проведите анализ с целью учета невыполненных дел; перенесите их на следующий период.
■ Научитесь строить пирамиду важности.
Вы можете воспользоваться пирамидойМаслоу, для того чтобы разделить свою пирамиду важности на пять горизонтальных частей. Ее уровни можно покрасить в разные цвета: каждый цвет будет обозначать степень важности-срочности.
Первый уровень
(основание) пирамиды формируют жизненно важные и неотложные дела, при невыполнении которых может обрушиться вся пирамида. Таким образом, данные задачи имеют главный приоритет. Как правило, они без труда определяются в общем списке: срочные вопросы, касающиеся Вашего здоровья и здоровья Ваших близких, первостепенные задачи Вашего профессионального и карьерного роста, разработка новых методик и технологий, перспективные проекты, стратегия работы.
Второй уровень
формируют важные и достаточно срочные дела. Здесь часто возникают сложности градации — какая работа действительно важна, но может немного подождать. Представьте, что дела, отнесенные к данному уровню, оказались невыполненными. Разрушится ли в этом случае вся пирамида? Если да — перемещаем эти дела в основание пирамиды, если нет — оставляем на втором месте. Чаще всего это вопросы, касающиеся стабильности семейных и других межличностных отношений, приказов руководства, разработки тактических решений, текущих проектов, деловых встреч и производственного процесса.
Третий уровень
— текущие, но не самые важные дела. Часто такие дела также являются срочными и касаются некоторых приказов руководства, просьб коллег, переписки по электронной почте, рабочих и личных телефонных звонков, отчетов.
Четвертый уровень
формируют дела, которые не вписаны в Ваш рабочий график или личный план. Безусловно, они имеют отношение к Вашей работе или жизни, но совсем не главное. Это могут быть поздравления с праздниками или второстепенные встречи.
Пятый уровень
— это свободное время для общения с семьей и коллегами. Это самые приятные занятия, однако они не имеют прямого отношения к рабочим или личным делам.
Итак, используя все вышеперечисленные принципы или только некоторые из них, вы существенно улучшите свои умения по выявлению приоритетов и их расстановке. Ни один из описанных методов не является панацеей и не дает гарантии того, что вы безупречно научитесь определять степень важности и срочности текущих дел. Подходите к этому процессу творчески — комбинируйте разные приемы, выработайте свой стиль, опробуйте его на практике, закрепите успешные моменты и используйте знания о приоритетах в вашем планировании.
Достоинства и недостатки метода
Матрицу Эйзенхауэра сегодня часто преподносят как идеальный способ расстановки приоритетов, который безупречно работает чуть ли не в любой ситуации. Но это не так: у матрицы, как и у других техник тайм-менеджмента, есть свои достоинства и недостатки. Рассмотрим их по порядку.
Достоинства
1. Простота. Матрицу очень легко освоить: она не требует длительного изучения теории и освоения сложных алгоритмов. А чтобы воспользоваться этой техникой, достаточно найти лист бумаги и какой-нибудь карандаш. Именно с этой простотой в основном и связана ее популярность.
2. Быстрые результаты. По сути, расстановка приоритетов сводится к быстрой оценке задач и распределению их между четырьмя квадратами. У людей, которые регулярно пользуются матрицей, этот процесс обычно занимает не более 2–3 минут.
3. Универсальность. Техника может применяться фактически где угодно: в работе, в учебе, в бизнесе и т. д. Впрочем, универсальность матрицы вовсе не означает, что она всегда дает наилучшие результаты.
4. Подходит для любых горизонтов планирования. С помощью матрицы Эйзенхауэра можно сортировать дела на день, на неделю, на месяц или даже на год.
5. Удобная диагностика тайм-менеджмента. Матрица помогает быстро выявлять недостатки в своей системе планирования. Например, если в списке дел начали преобладать задачи из квадрата D, то человеку стоит задуматься о самодисциплине и борьбе с хронофагами.
6. Простое определение правильной стратегии. Если в нашем списке дел преобладают задачи из квадрата B и мы сосредоточены в первую очередь на их выполнении, то наши шансы на достижение целей заметно возрастают.
Значение тайм-менеджмента в жизни человека
Жизнь имеет ценность, если представляет собой постоянную борьбу за достойное дело. © Д.Д. Эйзенхауэр
Тайм-менеджмента пытался понять известный всему миру 34-й президент Америки Дэвид Эйзенхауэр. Именно изучение данной сферы сделало его популярным на весь мир. Он подробно исследовал способы эффективного планирования, поэтапного выполнения задуманного. Так появилась матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Его технику мы рассмотрим более подробно дальше в нашей статье.
Тайм-менеджмент – умение человеком правильно распределить свое время на выполнение запланированных дел. Данный феномен изучался много лет разными психологами, все пытались понять, как работает данный метод правильного планирования задуманного. Известный психолог Дэвид Аллен написал книгу, посвященную основам и практике эффективного планирования.
В наше время суета и многообразность современной жизни все больше заставляет обращаться к методам успешного структурирования намеченных задач, правильного и быстрого их осуществления. Правильная расстановка приоритетов позволяет быстро и качественно сделать работу любой сложности, осмыслить свои ошибки, научиться новым умениям и умениям в процессе достижения цели.
Личность Эйзенхауэра в сфере изучения тайм-менеджмента
Дэвид Эйзенхауэр был известным президентом США. Он прославился на весь мир своим умом и организаторскими способностями. За свою жизнь он построил блестящую военную карьеру, что оставило не малый след в истории Америки. Он с успехом выполнял все задачи, всегда достигал поставленных перед собой целей, чем заслужил уважение, стал примером для многих публичных личностей.
Эйзенхауэр считал, что правильно прожить жизнь – значит заняться достойным делом, которое доставляет удовольствие его субъекту и пользу для окружающих. Будучи президентом, он задавался все чаще вопросами, как все успеть, сделать правильно и с успехом в конечном итоге. Эти мысли привели его к созданию метода расстановки важных дел, который интенсивно используется и в наше время.
Благодаря своей находчивости, уверенности и стремлениями к совершенству Эйзенхауэр добивался успехов во всем, все задуманное он выполнял во время, без особых трудностей. Многие деятели его времени лишь удивлялись его самоорганизации, пытались следовать его методам правления, поскольку личность такого президента действительно заслуживает уважения и вполне может быть примером для подражания. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является одним из основных способов организации своего рабочего плана в повседневной жизни.
