Причины
Страх может быть обусловлен пережитым ранее трагичным звонком
Женщина или мужчина боится звонить, общаться с незнакомцами по телефону неспроста. На появление такой боязни влияет ряд факторов. Мы рассмотрим основные из них.
- Страх, что собеседник начнет негативно высказываться, грубить.
- Неуверенность в себе, боязнь, что не получится правильно сформулировать свои мысли.
- Отсутствие способности удерживать нить разговора. Характерно при синдроме дефицита внимания.
- Проблема общения при отсутствии визуального контакта.
- Наличие негативного опыта в прошлом. Например, ранее состоялся тяжелый разговор, человеку нагрубили, угрожали или бросили при помощи телефонного звонка.
- Отсутствие практики. Человек может бояться из-за того, что редко имелся такой вид коммуникации.
- Человек боится звонить по поводу работы, потому что сильно переживает. Тяжело поддерживать общение, когда не видишь, как собеседник реагирует на твои слова. А это порой очень важно при оформлении на новое место. Кроме того, можно испытывать большой страх, что по телефону не получится произвести должного впечатления на работодателя. Также существует риск того, что соискатель растеряется и не сможет правильно ответить на заданные вопросы.
Как правильно строить телефонный разговор
Прежде чем набрать номер необходимо заранее спланировать разговор. Это поможет не мямлить в самый ответственный момент и не забыть важные аспекты грядущей дискуссии. Стоит положить рядом блокнот, чтобы вести записи во время обсуждения.
Разумеется, в самом начале нужно представиться и назвать свое имя и должность, а также, если это необходимо, название компании. Это поможет собеседнику не путаться во время дальнейшего разговора. Общие правила общения настаивают на уточнении об удобстве разговора в данный момент – иногда звонок может застать в самые неподходящие для этого ситуации (например, во время посещения ванной комнаты).
Техника активного слушания поможет не упустить важные аспекты, но всегда можно задать уточняющие вопросы, при условии, что они не перебивают собеседника. В конце нужно попрощаться и, возможно, назначить встречу. После разговора нужно обдумать все, что было обсуждено, и сделать какие-то выводы для себя. Лучше делать это сразу же, пока свежи воспоминания.
Выбор редакции: Как перестать думать о прошлом и открыть дверь в будущее?
Возможные трудности
Боязнь звонков может лишить возможности строить карьеру
В современном мире отсутствие возможности разговаривать при помощи телефона значительно ухудшает качество жизни. Давайте рассмотрим, что именно Вас ждет, избегая такого общения.
- Значительно снижаются бизнес — возможности.
- Пропуск жизненно важных звонков.
- Постоянное чувство тревоги при звонке мобильного вызывает стойкий стресс.
Правила беседы
- Разговаривая по телефону, нужно поддерживать правильную интонацию. Именно она передает ваше настроение.
- Избегайте привычки перебивать собеседника. Старайтесь соответствовать его скорости разговора.
- Если вам не вовремя позвонили, не бойтесь сказать об этом, попросите перезвонить через определенное время.
- Если во время беседы что-то не услышали или неправильно поняли, лучше переспросить. Особенно, если звонок был по работе.
- Если случайно сбросили вызов или во время звонка нечаянно положили трубку, не бойтесь перезвонить, извиниться и продолжить разговор.
Специфика телефонного общения
Специфика общения различается в зависимости от собеседника:
- это может быть друг или приятель, и целью тогда выступят какие-то личные планы и новости;
- это может быть любимый или близкий человек, с которым просто приятно поболтать;
- это может быть партнер по работе, непосредственный начальник или клиент, и тогда важно не отвлекаться на побочные темы от основной цели дискуссии – заключение сделки, получение поручение, продажа товара или выполнение услуги.
Выбор редакции: Как выучить английский язык самостоятельно в домашних условиях
Но вне зависимости от того, с кем ведется разговор, нужно следить за своим голосом и своими словами. Коммуникация между людьми строится на сочетании вербального и невербального языков, а по телефону доступен лишь первый. Только голос способен убедить собеседника, что человек, который находится по ту сторону трубки, именно тот, что ему нужен.
Что делать
Чтоб вам было легче, предварительно запишите предстоящую речь на диктофон. Прослушайте ее. Так вы сможете понять, как будете звучать со стороны
- В первую очередь, необходимо определить, что именно пугает, когда набираете номер телефона.
- Определитесь с тем, какая польза от возможности поговорить без личного контакта.
- Даже разговор с агрессией не должен Вас расстраивать, если разговариваете с незнакомым человеком. Это его проблемы, раз он такой невоспитанный. Осознайте, что больше не придется с ним говорить, не принимайте его высказывания близко к сердцу.
- Если вам предстоит деловой разговор, Вы волнуетесь, что что-то забудете или не так скажете, то готовьте текст речи заранее.
- Не забудьте начать разговор с приветствия, потом последуют подготовленные вопросы, а далее прощание с пожеланием хорошего дня.
- Можно позаботиться о создании определенных фраз, которые помогут в случаях, если Вас застанет неожиданный вопрос. Так Вы сможете потянуть время.
- Перед звонком можно отрепетировать свою речь. Например, говорите с выключенным мобильным.
- Как вариант, для того, чтобы придать себе уверенности, можно записать свою речь на диктофон. Потом прослушать ее, убедиться, все ли правильно и красиво звучит. Если нужно, подкорректировать ее.
- Перед тем как звонить, подготовьте листок и ручку, на случай, если вам придется что-то записывать.
В моей жизни был такой период, когда я переживала из-за того, как и что говорить по телефону. Когда ждала важный звонок, то чуть ли не подскакивала от нервного напряжения, когда раздавался вызов. Кроме боязни быть неправильно понятой или сказать что-то не то, меня огорчало отсутствие визуального контакта с собеседником. Помочь справиться со своими волнениями мне помогла работа над собой.
Специфика общения с клиентами
Многие предприятия предполагают общение с действующими или потенциальными клиентами напрямую. Этот разговор строго регламентируется внутренним уставом компании, в котором прописано множество аспектов:
- каким тоном должен отвечать оператор;
- время, в течение которого должен быть решен вопрос;
- возможные шаблонные фразы, которыми оператор обязан владеть.
Одно из правил, которое может быть неизвестно, это поднятие трубки после третьего звонка. Это правило основано на том, чтобы отвечающий успел подготовиться к разговору с клиентом: проверить работу микрофона, стабильность связи и т.п.
Советы
Нужно суметь перебороть свой страх
Чтоб не возникало мысли «боюсь звонить людям», нужно, как можно чаще практиковаться.
- Чтобы вам было легче начинайте со звонков родственникам, потом переходите к друзьям. Когда придется совершить важной деловой разговор по телефону, уже не будет страшно.
- Если у Вас возникают трудности разговора из-за того, что не видите собеседника, то можно мысленно представить, как он выглядит. Как вариант, можно говорить по телефону перед зеркалом.
- Когда собираетесь позвонить, улыбнитесь. Конечно, Вас никто не увидит, но так получится расслабиться, напряжение спадет.
- Если имеет место травмирующий Вас разговор в прошлом, нужно осознать, что не каждая беседа будет заканчиваться таким образом. Возможно, за всю жизнь такого больше не будет. А если случится, необязательно при разговоре по телефону, может быть при личной беседе. Не нужно бояться жить. А если совсем сложно совладать с собой и пережить былую травму, то стоит обратиться к специалисту за квалифицированной помощью.
- Если, набирая номер телефона, Вы слишком напряжены, чувствуете серьезное беспокойство, можно заняться самогипнозом. Ваша задача убедить себя в том, что Вы ничего не боитесь, попробуйте расслабиться, закройте глаза, глубоко подышите, представьте, как уверенно Вы разговариваете с собеседником, не видя его.
- Перед совершением звонка, позаботьтесь о том, чтобы отсутствовали все отвлекающие факторы. Убедитесь, что дети не зайдут в комнату, выключите телевизор.
- Заранее подготовьте себя к тому, что на другом конце провода может ответить не тот человек, которому Вы звоните или вообще автоответчик. Продумайте, что при этом нужно говорить.
- Перед звонком рекомендуется выпить небольшое количество воды. Из-за волнения у Вас может пересохнуть в горле.
- Перед тем, как звонить прокашляйтесь, произнесите что-то вслух. Убедитесь, что голос правильно звучит, не охрип от нервов.
- Не думайте, что только Вы волнуетесь, совершая звонок. Не исключено, что собеседник также переживает.
Теперь Вы знаете, что делать, если Вас тревожит проблема «боюсь звонить по телефону». Пытайтесь найти в себе силы и побороть свой страх. Вы должны понимать, что в современном мире не обойтись без такого способа коммуникации. Если проблема заключается в ранее перенесенном стрессе, то лучше поможет консультация психолога.
Деловое общение по телефону
Решение всевозможных задач и проблемных вопросов производственного характера, установление деловых контактов, заключение сделок, обсуждение договоров или условий компании называется деловым общением. Деловые коммуникации, в принципе, сами по себе специфичны, поэтому и деловое коммуникативное взаимодействие по телефону является весьма сложным и многоаспектным действием, от которого, нередко, зависит имидж и репутация всей компании. Поэтому к деловому общению по телефону нужно готовиться.
Общаясь по телефону с потенциальными клиентами, необходимо отчетливо понимать и учитывать преследуемые человеком желания и цели компании. Если необходимость проведения телефонной деловой беседы известна заранее, то необходимо набросать небольшой план разговора, продумать все возможные вариации его течения и пути решения гипотетических проблем. В соответствии с деловым телефонным этикетом, время проведения беседы должно быть подходящим не только для представителя компании, но в первую черед, непосредственно для клиента. Нельзя допускать ситуаций, в которых собеседник должен отвлекать от более важных действий. Неправильный выбор времени проведения делового общения по телефону может стать существенной преградой в установлении нужного контакта.
Культура делового общения по телефону не предусматривает совмещения непосредственно коммуникации с другими занятиями. Поэтому, если предстоит деловой разговор, необходимо отложить все остальные дела. Излишне длительные разговоры считаются неприемлемыми.
Деловое общение по телефону не должно длиться более пяти минут. Кроме этого, в ходе проведения беседы по телефону следует забыть о мимике и жестах. Здесь они не помощники. Особенности общения по телефону заключаются в следовании ряду ниже представленных правил. Телефонная деловая коммуникация в большинстве случаев предполагает заблаговременную тщательную подготовку. Перед тем как отнимать у собеседника время необходимо четко представлять цель беседы, определить ее ключевые направления и продумать содержание.
Психологами давно установлен факт, что для людских особей нет ничего более приятного, чем звучание собственного имени. Поэтому при телефонном разговоре всегда нужно знать имена партнера по коммуникации либо вначале беседы поинтересоваться, как лучше к нему обращаться. Кроме этого необходимо помнить все даты, стоимость продукции, условия, скидки, акции и иную информацию производственной направленности. Как уже писалось выше, по времени деловая коммуникация не должна занимать более пяти минут, а лучше четырех. Кроме этого в ходе беседы следует заменить нейтральное приветствие более информативным. К примеру, можно начать диалог с представления компании и себя лично. Деловое общение по телефону вести следует ровно, избегая повышения голоса или эмоциональных всплесков. Нельзя перебивать говорящего. Также следует практиковать активное слушание, дабы собеседник знал, что ему сосредоточенно внимают.
Рекомендуется изучить и использовать в беседе методы работы с возражениями, если существует вероятность возникновения разногласий в ходе коммуникаций.
В телефонной беседе практически половина информации передается посредством тембра, интонации, тона голоса, используемых пауз.
После завершения беседы необходимо проанализировать стиль ее ведения и содержание. Следует определить, были ли допущены промахи в разговоре, разобраться во впечатлениях, оставшихся после беседы.
Этикет общения по телефону способствует экономии времени, улучшению качества разговоров и снижению процента неудачных переговоров с клиентами.
